El trabajo remoto, ya sea en casa o en posiciones diversas a las de una oficina tradicional, se ha convertido en un estilo de vida y en un modelo de negocio para miles de empresas en el mundo. De acuerdo con una encuesta realizada por la empresa Workplace Analytics, el trabajo remoto creció un 159% desde 2005 a 2019.
El gran avance de las plataformas de colaboración en Internet, abrió un abanico de posibilidades de negocio nunca antes visto. La facilidad con que actualmente se puede registrar, editar y almacenar información desde cualquier fuente con acceso a una conexión, da la opción de crear productos y servicios a equipos de distintas disciplinas, así como de crear nuevas formas y modelos de negocio para los que no es necesario pasar horas en una oficina o mantener al grupo de trabajo en un solo lugar.
Pero el trabajo remoto no es para cualquiera. Para que sea provechoso y logremos el éxito con la colaboración en línea es importante tomar en cuenta algunas consideraciones.
1. Fija un horario de trabajo
A diferencia de los empleos tradicionales, que tienen un horario fijo y un lugar de trabajo determinado, el trabajo remoto proporciona una gran flexibilidad en horarios, trabajar a un ritmo propio y la posibilidad de organizar objetivos con base en calendarios de seguimiento.
Sin embargo, es recomendable que los colaboradores de un equipo cuenten con un espacio de trabajo, así como un horario fijo. Esto es importante porque de esa forma se mantiene el contacto con nuestros colaboradores, se fijan hábitos y costumbres de colaboración y es más sencillo mantener el seguimiento de los objetivos. De esa forma se podrá mantener la operación del negocio, sin depender de la asistencia física a una oficina.
2. Fortalece las habilidades de comunicación del equipo
El lenguaje corporal es muy importante para comunicarse cuando se está frente a frente, pues a partir de él se complementan las palabras habladas. Al trabajar vía remota esta forma de comunicarse se ve reemplazada por las reuniones de trabajo virtuales y por las comunicaciones por escrito, como las aplicaciones de chat, mensajería, correo electrónico y las herramientas para comentar y editar información.
De acuerdo con la empresa de e-learning TalentLMS, en una encuesta sobre el tema, las habilidades de comunicación son el principal aspecto a considerar para contratar a persona para trabajos remotos. Esto se debe a que, al no contar con el aspecto de cercanía, es muy fácil incurrir en malentendidos con nuestro equipo si no nos expresamos con claridad y sencillez, pues nuestros intercambios se reducen a reuniones virtuales, mensajes escritos y llamadas.
3. Lleva un calendario detallado de las actividades del negocio
La mejor manera de obtener resultados, es contar con un plan por escrito y detallado de todas las actividades que realiza el negocio, en el cual se establezcan tiempos y responsables. Este calendario debe ser discutido y compartido con todo el equipo de trabajo, a fin de que se consiga la mayor claridad posible para coordinar cada una de las labores.
4. Mantente disponible
Aun cuando tú y tu equipo no estén en la oficina, es necesario contar con vías de contacto permanente para resolver imprevistos o atender situaciones relacionadas con el día a día del negocio.
Existen plataformas como Zoom, o Skype, que permiten realizar videollamadas a bajo costo y funcionan en casi cualquier entorno informático. Este apartado es clave porque solo así se podrán resolver los problemas que surjan durante la operación del negocio.
Existen sistemas de gestión empresarial que permiten mantener alertas para la actualización de documentos e información estratégica del negocio, como los ofertados por SAP, que se adaptan mediante módulos a cualquier tipo de negocio.
5. Delega y trabaja en equipo
Establece equipos de trabajo responsables, dales funciones y responsabilidades adecuadas a sus capacidades. Mediante los calendarios de trabajo y el seguimiento virtual, asigna líderes de cada parte del proceso productivo y permite que asuman la coordinación de su área, así como la capacidad de mantener sistemas de reporte que permitan dar seguimiento a cada parte del negocio. Para ello, los sistemas de gestión empresarial cuentan con módulos diseñados para consultar los procesos de trabajo.
6. Usa plataformas de colaboración en la nube
Los sistemas de gestión empresarial (ERP) cuentan con una gama de módulos que facilitan la operación de negocios a través de la colaboración en Internet, que ofrecen múltiples beneficios para trabajar en línea.
SAP Business ByDesign es un ejemplo de ello. Mediante un sistema de suscripción (Saas), es posible acceder a diversos centros de trabajo que permiten manejar recursos humanos, inventarios, ventas, cadena de suministro, proyectos y más, los cuales contienen las mejores prácticas del mercado, a partir del acompañamiento de empresas especializadas en la evaluación de negocios para hacerlos crecer.
7. Busca ayuda de especialistas en implementar sistemas de trabajo virtual
No siempre es fácil migrar un negocio hacia modelos de trabajo virtual. Si se ha decidido implementar un sistema de colaboración vía remota, es recomendable asistir a consultores especializados en la evaluación y aplicación de estrategias de trabajo virtual que garantizan el éxito del negocio.
Xamai es una empresa con más de 20 años acompañando el crecimiento de cientos de empresas a través de la implementación de estrategias específicamente diseñadas a la medida de cada negocio.
Te compartimos esta guía sobre cómo llevar los negocios de forma remota para apoyarte en llevar tu negocio
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